Ассистент руководителя / координатор объектов

Ассистент руководителя / координатор объектов

1547.ПРО занимается газификацией частных домов. Ищем сильного ассистента руководителя, который будет вести утвержденные задачи и все события по ним в корпоративном портале: поручения, сроки, подрядчиков, документы и важные объекты.

Это не обычный офис-менеджер и не личный помощник по бытовым поручениям. Нужен человек, который умеет работать с несколькими задачами одновременно, добиваться ответа, фиксировать сроки и готовить руководителю короткую понятную сводку.

Что нужно будет делать

- оформлять и вести утвержденные задачи руководителя в корпоративном портале: результат, срок, исполнитель, связь с объектом и статус;

- работать с утвержденным месячным планом по объектам;

- проверять, где приближается срок, где нет ответа, где нужен следующий шаг;

- распределять задания, запрашивать статусы у сотрудников, подрядчиков;

- в день события записывать в задаче запросы, ответы, документы, переносы сроков, препятствия, решения и результаты;

- следить, чтобы рабочая история не оставалась только в чатах, почте и памяти;

- собирать из портала короткие сводки для руководителя: что продвинулось, где задержка, какое решение нужно;

- помогать с документами, таблицами, сканами, печатью и простыми офисными задачами в пределах закрытого перечня;

- вежливо и настойчиво добиваться ответа без конфликта.

Как устроена работа с объектами

Работа строится по утвержденному месячному плану, новым событиям, приближающимся срокам, задержкам и объектам, где нет ответственного или следующего действия.

Инженерные, юридические, строительные и бухгалтерские решения принимают профильные специалисты. Задача ассистента - вовремя увидеть задержку, записать ее, назначить следующую контрольную дату и поднять руководителю решение.

Чего в работе нет

- холодных продаж;

- личных бытовых поручений без отдельного лимита;

- самостоятельного изменения договоров, цен и сроков;

- инженерных и юридических решений;

- приемки строительных работ;

- постоянных поездок между Краснодаром и Сочи;

- обязанности вести весь документооборот компании без ограничения объема.

Кого ищем

Подойдет кандидат с опытом:

- бизнес-ассистента или помощника руководителя с деловыми поручениями;

- сильного офис-менеджера в строительной, сервисной или проектной компании;

- администратора проектов;

- координатора подрядчиков, монтажей, сервисных заявок или документов.

Важно:

- вы умеете вести задачи, сроки и таблицы;

- уверенно работаете с корпоративным порталом или CRM, почтой, документами и PDF;

- умеете вести полную хронологию задачи: что произошло, кто отвечает, что дальше и к какому сроку;

- спокойно запрашиваете результат у разных людей;

- не держите договоренности только в голове;

- умеете кратко писать руководителю;

- готовы работать в офисе Краснодара 5/2.

Газификации обучим. Опыт в строительстве, проектировании, ЖКХ, кадастре, МФЦ, юридической или сервисной компании будет преимуществом.

Условия

- официальное оформление;

- график 5/2;

- оклад 70 000 ₽ до вычета НДФЛ;

- премия до 30 000 ₽ до вычета НДФЛ;

- целевой доход при нормальной работе 100 000 ₽ до вычета НДФЛ;

- при НДФЛ 13% это примерно 60 900 ₽ фиксированно и до 87 000 ₽ при полной премии на руки;

- понятная премия: 15 000 ₽ за выполнение утвержденных задач, 10 000 ₽ за полный учет событий в корпоративном портале и 5 000 ₽ за отсутствие скрытых просрочек и отчет из портала;

- внешняя задержка клиента, ГРО, подрядчика или сотрудника не лишает премии, если вы вовремя запросили результат, зафиксировали задержку и подняли решение руководителю.

Как откликнуться

В сопроводительном письме напишите коротко:

1. сколько задач, объектов, подрядчиков или документов вы одновременно вели;

2. где фиксировали сроки и ответы;

3. что делали, если исполнитель не отвечал.

Ответы на частые вопросы

Я буду отвечать за все объекты?

Вы будете видеть общую картину и работать по приоритетам. Ежедневно обрабатываются план, новые события, сроки, задержки и объекты без следующего действия, а не вся база вручную.

Это личный помощник руководителя?

Нет. Личные бытовые поручения не входят в основную должность. Если собственнику нужны отдельные личные поручения, они должны быть ограничены по времени и списку.

Это офис-менеджер?

Нет. Офисные задачи есть, но они ограничены 20-30% времени и не должны вытеснять работу с поручениями, сроками и объектами.

Что с премией, если задержал подрядчик?

Внешняя задержка не лишает премии, если вы вовремя запросили результат, записали задержку, назначили следующую контрольную дату и сообщили руководителю, когда нужно решение.

Будут ли поездки?

Основные поездки по объектам, в ГРО - на Дмитриевой 56, на Юных Ленинцев, в иные участки ГРО

Насколько важна работа в Битрикс24?

Это основное рабочее место. Утвержденные задачи, запросы, ответы, документы, изменения сроков, препятствия, решения и результаты учитываются в портале. Если история осталась только в чате или памяти, работа считается оформленной неправильно.

Поисковые запросы и резюме

- бизнес-ассистент руководителя;

- помощник руководителя;

- ассистент руководителя;

- координатор проектов;

- администратор проектов;

- координатор подрядчиков;

- офис-менеджер строительная компания;

- администратор строительной компании;

- координатор сервисной службы;

- помощник руководителя проектов.