Помощник руководителя/Личный ассистент

Ищем человека, который станет надёжной опорой руководителя: будет держать в порядке календарь, документы, договорённости и процессы. Чтобы руководитель спокойно занимался главным, а не тушил мелкие пожары.

Нам нужен системный, внимательный и тактичный человек.

Что предстоит делать:

Организация рабочего дня руководителя

Вести календарь встреч, совещаний, мероприятий и личных дел. Планировать расписание, вовремя напоминать о сроках и обязательствах. Готовить материалы к встречам и следить, чтобы договорённости действительно исполнялись. Организовывать поездки: билеты, логистика, сопутствующие вопросы.

Приёмная и коммуникации

Принимать и распределять звонки и корреспонденцию. Вести деловую переписку с сотрудниками, партнёрами, обучающимися и посетителями. Организовывать встречи и приёмы. Фиксировать обращения и контролировать обратную связь.

Документооборот и делопроизводство

Готовить, оформлять, регистрировать и систематизировать документы. Принимать и обрабатывать заявления обучающихся, проверять комплектность и корректность. Поддерживать и актуализировать шаблоны, формы и сопутствующие документы. Работать с внутренними положениями и нормативными документами. Контролировать сроки подготовки, согласования и исполнения.

Порядок и автоматизация

Держать в порядке документы, календари, реестры и задачи. Создавать и вести систему фиксации поручений, сроков и статусов. Разрабатывать чек-листы, шаблоны и инструкции для повторяющихся процессов. Искать и внедрять разумную автоматизацию рутины.

Мероприятия и поручения

Организационно сопровождать конференции, совещания и деловые встречи. Координировать участников, сроки и материалы. Самостоятельно вести поручения в рамках полномочий, контролировать сроки и результаты, своевременно сообщать о статусе, рисках и задержках. Предлагать решения и доводить их до реализации.

Кого мы ищем:

• Опыт личным помощником руководителя, ассистентом директора или секретарём-делопроизводителем от 3 лет.

• Уверенное ведение календаря, организация встреч, деловая переписка и поездки.

• Сильные навыки делопроизводства: оформление, регистрация, систематизация, контроль сроков.

• Уверенное владение офисными программами, таблицами, электронными документами и календарями.

• Опыт создания шаблонов, реестров, чек-листов и регламентов.

• Умение держать много разноплановых задач без потери сроков и деталей.

• Опыт в образовательной организации — преимущество.

Личные качества, которые для нас важны:

Воспитанность, интеллигентность, тактичность и уважительное отношение к людям. Грамотная устная и письменная речь, знание делового и телефонного этикета. Системность и привычка фиксировать договорённости. Исполнительность + самостоятельность + здравый смысл. Умение расставлять приоритеты и сохранять спокойствие при высокой нагрузке. Доброжелательность и конструктивный подход. Конфиденциальность. Готовность вовремя сказать о проблеме и предложить решение.

Мы особенно ценим тех, кто:

— не полагается только на память, а ведёт календарь и фиксирует задачи;

— не ждёт напоминаний, а сам отслеживает исполнение;

— не откладывает сообщение о сложностях «на потом»;

— не просто обозначает проблему, а предлагает варианты;

— умеет корректно общаться с людьми разного статуса;

— помогает руководителю рационально использовать время и поддерживает порядок.

Условия:

• Заработная плата от 130 000–150 000 ₽ на руки;

• График 5/2;

• Официальное оформление по ТК РФ;

• Офис в Москве, метро «Марьина Роща» 5 минут от метро.

• Возможность расти и расширять компетенции прямо в процессе работы